Arkivet dekker årene 1916-1936 og 1940-1986. Arkivene for nevnte perioder er ikke komplette, tildels mangler arkiver for hele kalenderår, grunnet lekkasje i kjelleren til generalkonsulatet med påfølgende kassasjon grunnet vannskader og råte. Det er brukt tre arkivsystemer på materialet. For årene t.o.m. 1947 er korrespondansen nummerert og arkivert fortløpende. I periodem 1948-1969 er det tilsynelatende benyttet en egenprodusert arkivnøkkel hvorav UD ikke har mottatt noe eksemplar. Et forsøk på å rekonstruere arkivnøkkelen er vedlagt avleveringslisten. Fra 1970 benyttet generalkonsulatet departementets ordinære arkivnøkkel for etterkrigsårene. Sakene er hele tiden blitt arkivert pr. kalenderår, som regel med flere arkivkoder i ett dossier.