Mange av protokollene ble brukt til flere formål. Ytterår for en arkivserie trenger derfor ikke stemme overens med ytterår for vedkommende funksjon. Ved nedlegginger og omorganiseringer ble også flere protokoller ført videre av det lensmannskontor som videreførte forretningene. Derfor vil det kunne være uoverensstemmelse mellom serieytterår/arkivstykkeytterår og ytterår for den funksjon som serien beskriver.